Särskilt små och medelstora företag har flera fördelar med att outsourca lönehanteringen. Förutom att man slipper sårbarheten i att endast en person på företaget kan hantera företagets löner så kan man vara säker på att man alltid har tillgång till rätt kompetens inom lön vid varje tidpunkt. 

Under Corona-krisen vi just nu går igenom har löneavdelningar runtom i Sverige haft extra mycket att göra och organisationens behov av stöd i lönefrågor kopplat till permitteringar och regeringens olika stödpaket har varit stort. 

För att du ska kunna reda ut om outsourcing är ett bra alternativ för er så går vi här igenom några förutsättningar som hjälper dig att fatta beslut om hur er lönehantering sköts bäst, outsourcade löner eller inhouse. 

Då passar det att outsourca lönehanteringen:

• När företaget förändras och avdelningar renodlas eller reduceras, till exempel HR, lön och ekonomi. Lönehanteringen är oftast en relativt enkel uppgift att bryta loss från den övriga administrationen och outsourca för att frigöra tid och resurser för annat.
• När lönehanteringen är sårbar. Är det endast en person på företaget som kan företagets lönehantering så löper man en risk att ingen kan sköta löneutbetalningen eller svara på lönefrågor vid oplanerad frånvaro. Med outsourcad lönehantering säkerställer man att det alltid finns en back-up för lönehanteringen.
• När det finns skäl att begränsa insynen i lönefrågor på företaget. Med outsourcade löner säkras konfidentialiteten och risken att känsliga uppgifter kring lönefrågor sprids på företaget minimeras.
• Vid uppköp eller sammanslagning av företag. Ska företaget gå samman med ett annat bolag behövs verklig expertis i lönefrågor. Det är viktigt att göra rätt eftersom misstag kan bli kostsamma på flera sätt. Ofta saknas kunskapen om övergång av verksamhet internt på företagets löneavdelning och då kan en outsourcad lönehantering vara lösningen.
• När en förändrad omvärld ställer högre krav på expertis på löneavdelningen som till exempel vid den pågående Corona-pandemin som gör att flera företag permitterar personal och dessutom tar del av olika stödpaket kopplat till lön. 

Då passar det inte att outsourca lönehanteringen:

• Om företaget har ett arbetssätt som ligger långt ifrån lönebyråns arbetssätt så kan det innebära utmaningar att outsourca lönehanteringen. Är de anställda inte vana vid att rapportera sina tider eller avvikelser i ett system eller om de inte är vana vid skarpa deadlines för lönehanteringen så kan det uppstå en hel del frustration bland de anställda. Om företaget ändå vill outsourca lönehanteringen kan man få det att falla väl ut genom att välja en lönebyrå som kan ge de anställda extra stöd under de första månaderna, tills alla vänjt sig vid det nya och fått det att fungera.
• Om ni har ett behov av att regelbundet under månaden ha insyn i lönehanteringen så kan outsourcade löner vara ett sämre alternativ. När ni outsourcat lönehanteringen är det lönebyrån som hanterar lönesystemet, som kund har du ofta tillgång till en del uppgifter i lönesystemet men inte alla. Har företaget frekvent och regelbundet behov av att hämta uppgifter ur lönesystemet så kan det bli ineffektivt att ständigt behöva fråga lönebyrån om uppgifterna.

Vi på First Löneoutsourcing i Stockholm har lång erfarenhet av lönehantering. Våra lönekonsulter har erfarenhet och expertis både från löneoutsourcing och inhouse, det gör att vi kan hjälpa dig att hitta den bästa lösningen för ditt företag oavsett om det innebär att du behöver outsourca lönehanteringen, rekrytera eller hyra in en lönekonsult.

Här kan du läsa mer om löneoutsourcing hos First

Välkommen till oss!