Inspiration

Inspiration

Så förändrar AI jobben

AI har blivit en naturlig del av vår vardag och utvecklingen går snabbt framåt. Vi ville ta reda på mer om hur AI förändrar företag och hela branscher och tog därför kontakt med Kristin Westling, Head of HR system and communication, and Robot Lead (RPA) på Skanska, Salla Franzén, Group chief data scientist på SEB och Göran Sundin, Digital strateg på Skatteverket, för att få veta mer om hur AI används och förbättrar både för kunder och medarbetare. Läs vidare för att ta del av vad vi lärt oss.

Frågor?

Kristin Westling, Head of HR system and communication, and Robot Lead (RPA) within HR at Skanska

Vad har ni för AI-verktyg på Skanska idag
Vi använder digitala webbformulär i vår supportportal tillsammans med RPA som verktyg för att automatisera våra HR processer. Vi kallar vår robot för HRobin. Hen är en mycket uppskattad kollega hos oss på HR!

Med HRobins hjälp kan vi utföra arbetsuppgifterna oftare än vad vi mäktat göra själva. Vissa arbetsuppgifter har vi inte mäktat med alls att utföra manuellt tidigare. Vi ser stora vinster i höjd kvalitet tack vare HRobins arbete.

Vi har en komplex HR- och löneadministration med:
•Ca 9000 anställda
•Över 1000 anställda som börjar/slutar varje år
•18 olika bolag
•11 olika kollektivavtal
•1700 projekt som ska bemannas och tidrapporteras på

Fram till idag har vi robotiserat 20 HR/lön processer hos oss på Skanska. Om vi skulle göra samma arbete manuellt som HRobin gör, så skulle det ta oss 4700 timmar per år.
Arbetsuppgifter som HRobin hanterar är t.ex. skriva intyg, kvalitetssäkra stora mängder data inför lönekörning, registrera personalförändringar, ladda upp dokument till digitala personalakten, skicka påminnelser/förfrågningar.

Vi har börjat med enklare administrativa arbetsuppgifter i syfte att lära oss RPA verktyget och dess påverkan på våra arbetssätt, men är nu i full gång att skala upp vår automatisering inom HR. Nu gör vi riktade insatser i syfte att höja medarbetarupplevelsen genom att förenkla HR processerna, och såklart också spara tid och pengar.

Lärdomar eller negativa effekter?
En av lärdomarna är att det är viktigt att arbeta nära processägare/specialister som utför processerna idag. Vi arbetar tillsammans genom hela robotiseringsprojekt för att bygga kunskap om hur roboten arbetar, eftersom ägarskapet kvarstår för processen när projektet är klart, enda skillnaden är att arbetet utförs av en digital Skanska kollega istället för en mänsklig Skanska kollega. Genom att bygga kunskap om robotisering i verksamheten så föds också nya idéer på andra processer att robotisera. Vi har upplevt ett stort engagemang hos oss på Skanska HR och våra medarbetare har tyckt att det varit en rolig och spännande resa att vara med på!

Vad är nästa steg?

Vi lanserar digitala webbformulär som är smarta och användarvänliga till HR och chefer att anmäla in nyanställningar, avslut och personalförändringar i. HRobin tar sedan hand om beställningen och gör kvalitetskontroller samt registrerar in uppgifterna i vårt affärssystem innan vår centrala HR funktion tar vid och verkställer signering av anställningsavtalet via e-signatur.

Vi planerar även att automatisera kringprocesser såsom t.ex. beställning av telefon, dator och behörigheter som ska göras i samband med en nyanställning.

Salla Franzén, Group chief data scientist at SEB

Vad har ni för AI-verktyg idag?
Det första AI-verktyget vi implementerade på SEB är vår digitala assistent Aida, som är en chattbot. I kundtjänsten tar roboten emot anonyma frågor om hur man skaffar ett bank-ID eller konto på banken, hur man spärrar ett kort eller hur man gör för att få ett lånelöfte. Men för att se till att Aida kan svara på dessa krävs det inte enbart att hon kan svaret på frågan utan även förstå frågorna.

Intern effektivitet
Den version av Aida som används internt kan svara på frågor kring interna frågor, och ungefär 10% av de frågor som besvarades av interna supportfunktioner besvaras idag av Aida. Det gör att de interna supportfunktionerna kan fokusera på mer komplicerade frågor. Det innebär roligare arbetsuppgifter på de interna supportfunktionerna och vi kan snabbare ge svar på frågor till kunderna.

Hur kom idén upp?
Vi ville förbättra upplevelsen för våra kunder och våra anställda.
Lärdomar eller negativa effekter?
Förväntningen i början var att det skulle finnas ett motstånd till att den digitala assistenten skulle ta över vissa arbetsuppgifter, men det har visat sig att flertalet av våra anställda tycker att det är toppen när man frigör tid till att fokusera på mer komplicerade frågeställningar!

Vad är ert nästa steg?
Vi fortsätter utöka och utbilda de digitala assistenterna.

Göran Sundin, Strateg på Skatteverket

Vad har ni för AI-verktyg idag på Skatteverket?
Vi har Skatti som är en chattbot, som kan svara på frågor som t ex:

•När får jag min skatteåterbäring?
•Hur gör jag för att få skattepengar i april?
•Varför har jag fått kvarskatt?
•Hur betalar jag in kvarskatten?
•Kan jag göra avdrag för resor till och från arbetet?

Vår utgångspunkt är att AI kommer bidra till att vi på Skatteverket kan uppfylla vårt uppdrag även i framtiden. Vi vill använda AI för att underlätta för våra kunder i kontakterna med oss och vi tror att AI också kommer vara viktigt i vårt arbete med att försvåra för de som inte vill göra rätt för sig och för vår förmåga att bekämpa brottslighet. Det vill säga, att säkra att vi verkligen får in de skatter vi ska så att vi kan finansiera vår välfärd.

Genom att använda AI kan Skatteverket effektivisera verksamheten och skapa mer utrymme för det som kräver mänskliga förmågor.

Vilka effekter har det fått för organisationen och kunderna?
AI förbättrar möjligheterna att förutse och möta kunders olika behov. Med AI kommer vi öka vår tillgänglighet bland annat genom att erbjuda mer service dygnet runt, året om.

Lärdomar eller negativa effekter?
För att lyckas med AI krävs inte bara teknik och resurser utan också goda idéer och ett kreativt synsätt kring vilken nytta som kan åstadkommas. I framtiden kommer nya kompetenser att vara nödvändiga för att Skatteverket ska ha förmåga att nyttja tillgänglig teknik.

Vad är ert nästa steg?
Fortsatt arbete för att ge stöd till handläggare och göra analyser av, och urval ur, stora datamängder. Och för att möta utvecklingen i samhället och effektivisera verksamheten, behöver ledningsgrupper och medarbetare som arbetar med utveckling, ökad kunskap om AI.

Eva Byström, Projektledare digitalisering First Rekrytering, Bemanning och Löneoutsourcing

Vad har ni för AI-verktyg idag?
Vi har en searchrobot som vi kallar FRasse, hen är tränad på vårt arbete sedan 2003 och det innebär att alla rekryterare som arbetat för oss sedan dess har bidragit till den data, som AI roboten FRasse lärt sig av. FRasse är vår kandidatjägare som arbetar fördomsfritt och kompetensbaserat.

Vi kan med FRasse fort och till hög kvalitet få fram välmatchade kandidater till våra kunder.
FRasse är inte begränsad av mänskliga faktorer utan lär sig av vårt tidigare arbete och glömmer inget. Hen hittar relevanta cv:n utifrån vår historiska samlade kompetens och våra tidigare matchningar.

FRasse är en mjukvara (Natural Language processing) för robotiserad search. Med så kallad machinelearningteknik är FRasse upptränad att arbeta som vi men gör det snabbare. FRasse automatiserar flera steg i Search-processen och är integrerad med våra befintliga system. FRasse hjälper våra rekryterare att snabbt söka fram kandidater som vi direkt kan börja kontakta. FRasse är utvecklad och ägs till 100 % av First Reserve.

Hur kom idén upp?
Önskemålet från rekryterarna var att hitta ett hjälpmedel för att effektivisera det tidskrävande searcharbetet men med bibehållen och kanske till och med högre kvalitet dvs snabbare hitta många välmatchade kandidater. En digital rekryteringsassistent kort och gott. Det ledde till att vi utforskade vilka möjligheter vi hade.

Våra möjligheter var stora visade det sig – för vi hade mycket data. Allt vårt arbete sen 2003 fanns samlat i våra interna system. I februari 2018 stod också GDPR för dörren. Vi såg därför en stor möjlighet att ta tillvara vår data innan vi behövde göra den stora rensningen och det gjorde att vi behövde gå snabbt från idé till genomförande.

Lärdomar eller negativa effekter?
Det som varit tydligt är att vi behöver lägga mycket tid på och information till våra nyanställda som börjar hos oss. Att förstå vad FRasse är och hitta ett arbetsflöde som kan vara lite annorlunda än vad man är van vid. Det tar också tid för rekryterarna att lära sig i vilka processer FRasse arbetar bäst och i vilka processer det manuella arbetet ibland är att föredra.

Vad är ert nästa steg?
Vi utvärderar just nu andra steg i rekryteringsprocessen för att hitta fler områden som tar mycket intern tid som vi hellre vill lägga på att interagera med våra kunder och kandidater.

Många har idag en digital kollega och det råder ingen tvekan om att robotarna är här för att stanna. Det finns många möjligheter med AI och vi på First ser fram emot att följa och delta i utvecklingen och bidra till att arbetsplatser och hela branscher förändras och förbättras tack vare AI.

First Rekrytering och Bemanning i Stockholm kan hjälpa dig med alla delar i din rekryteringsprocess eller bara vissa utvalda delar som searcharbetet både med hjälp av AI och våra skickliga rekryterare. Med många års erfarenhet och expertis inom rekrytering kan våra rekryterare hjälpa dig till effektiva och lyckade rekryteringar.

Inspiration Mer Inspiration
AI Rekrytering FRasse den digitala searchassistenten 2 minuter

FRasse föddes 2018. First fick en virtuell rekryteringsassistent som redan från första stund effektiviserade searchprocessen. Får FRasse bara rätt fråga så löser han uppgiften bums. Med stor entusiasm scannar han av flera interna och externa plattformar efter kandidater. FRasse hade redan som nyfödd 15 års erfarenhet av rekrytering bestående av insamlade 100.000-tals datauppgifter från våra rekryterare sedan starten 2003.

Mer information
AI Rekrytering Så förändrar AI jobben 8 minuter

AI har blivit en naturlig del av vår vardag och utvecklingen går snabbt framåt. Vi ville ta reda på mer om hur AI förändrar företag och hela branscher och tog därför kontakt med Kristin Westling, Head of HR system and communication, and Robot Lead (RPA) på Skanska, Salla Franzén, Group chief data scientist på SEB och Göran Sundin, Digital strateg på Skatteverket, för att få veta mer om hur AI används och förbättrar både för kunder och medarbetare. Läs vidare för att ta del av vad vi lärt oss.

Mer information
Stäng
Ska vi snacka?

Behöver du hjälp med rekrytering, bemanning, interim, search eller headhunting är du välkommen att boka ett möte med oss! Du behöver inte förbereda någonting. Låt oss höras så ser vi vart det leder!

Hör av dig!